O projekcie

W 2007 roku Stowarzyszenie Rozwoju i Współpracy Regionalnej ‘Olza’ – na wniosek zainteresowanych Samorządów Członkowskich - podjęło się realizacji projektu pn. „Przystosowanie systemu informatycznego administracji samorządowej do kompleksowego świadczenia usług drogą elektroniczną w gminach: Brenna, Chybie, Dębowiec, Goleszów, Istebna, Strumień, Wisła”. Projekt swoim zakresem obejmował wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów na terenie 7 gmin powiatu cieszyńskiego. Decyzja o realizacji projektu była konsekwencją niskiego rozwoju społeczeństwa informacyjnego na obszarze objętym projektem (rys1.). Niewystarczające warunki organizacyjne i techniczne dla zrealizowania usług publicznych drogą elektroniczną oraz niska efektywność pracy samorządowej administracji w procesie świadczenia e-usług były okolicznościami na podstawie których zdecydowano się do wprowadzenia zmian. Poprzez realizację projektu zakładano osiągnięcie następujących celów:

·         Poprawa jakości świadczonych usług publicznych
·         Wprowadzenie usług świadczonych drogą elektroniczną
·         Obniżenie kosztów świadczenia usług publicznych
·         Poprawa konkurencyjności gmin powiatu w skali europejskiej
Przyczyny niskiego rozwoju społeczeństwa informacyjnego w gminach objętych projektem rozpatrujemy w 2 obszarach: organizacyjnym i technologicznym.
Główną przyczyną o charakterze organizacyjnym, wpływającą na niski poziom efektywności procesów administracyjnych związanych ze świadczeniem usług publicznych drogą elektroniczną, był brak wdrożonego zarządzania procesowego w instytucjach administracji samorządowej na obszarze powyższych gmin. W celu zniwelowania problemów organizacyjnych przygotowano odpowiednie procedury, w tym analizę i optymalizację procesów administracyjnych w zakresie usług publicznych. Procesy te odbywały się w ramach przygotowań do wdrożenia narzędzi teleinformatycznych wspierających pracę urzędników w świadczeniu usług zarówno drogą elektroniczną, jak i w sposób tradycyjny.
W obszarze technologicznym na etapie przygotowania projektu wykazano brak odpowiedniego teleinformatycznego środowiska dla świadczenia e-usług wymagającego zakupu urządzeń teleinformatycznych (serwery, komputery, skanery, zestawy czytników kodów kreskowych, skanery, drukarki) oraz wdrożenia aplikacji stanowiącej środowisko elektronicznej pracy urzędników i wsparcia zarządzania procesami, które wiążą sie z realizacją e-usług publicznych. Dodatkowo wykazano pewne braki umiejętności pracowników w posługiwaniu się nowymi technologiami.
Aby stworzyć warunki do rozwoju społeczeństwa informacyjnego w mikroregionie powiatu cieszyńskiego przedmiotem zrealizowanego projektu był zakup wspomnianego sprzętu teleinformatycznego wraz z niezbędnym do realizacji celów projektu oprogramowaniem.
 
Projekt realizowany był w ramach Działania 2.2 Rozwój elektronicznych usług publicznych, którego głównym zamierzeniem jest rozwój elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców regionu, niezbędnych do wypełniania zadań zwiększających zakres usług świadczonych drogą elektroniczną. Działanie to ukierunkowane jest na wdrożenie systemu wspomagania zarządzania w administracji publicznej na poziomie lokalnym, ponadlokalnym oraz regionalnym. Priorytetowym zadaniem zrealizowanego projektu było zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług, a także integracja i standaryzacja istniejących oraz nowotworzonych systemów informatycznych.
 
Koncepcja projektu zakładała poprawę życia mieszkańców poprzez zmniejszenie uciążliwości przy załatwianiu spraw administracyjnych dzięki wdrożeniu Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwalającego na przetwarzanie i obsługę pism w formie dokumentów elektronicznych. Wdrożenie tego rozwiązania umożliwiło:
·         skrócenie czasu realizacji usług
·         usprawnienie procedur administracyjnych
·         wypełnianie komputerowo formularzy, które wymagają wielokrotnego wypełniania tych samych informacji
·         kontakt z urzędem bez konieczności osobistego stawiennictwa w celu złożenia wniosków, przekazania informacji lub też wnoszenia opłat administracyjnych
·         podniesienie jakości usług administracji publicznej
 
W ramach projektu zaplanowano i zrealizowano następujące działania:
·         uzupełnienie infrastruktury sprzętowej i niezbędnego oprogramowania
·         zakup i wdrożenie oprogramowania
 
Stronami zaangażowanymi w realizację projektu były Partnerskie Gminy: Brenna, Chybie, Dębowiec, Goleszów, Istebna, Strumień, Wisła oraz Stowarzyszenie Rozwoju i Współpracy Regionalnej ‘Olza’ – Euroregion Śląsk Cieszyński.
Stowarzyszenie w niniejszym Projekcie, pełniło funkcję Lidera, którego zadaniem było zapewnienie koordynacji i nadzoru nad poprawną realizacją Projektu. Ponadto lider m.in. przygotowywał raporty monitorujące dla Instytucji Zarządzającej RPO WSL z postępu realizacji Projektu. Dodatkowo Stowarzyszenie było stroną podpisującą kontrakty z wykonawcami. Wszystkie 7 Gmin uczestniczących w Projekcie posiada status Partnerów Projektu.
Z powodu niewystarczających zasobów kadrowych Lidera Projektu i Gmin Partnerskich, niezbędne było również wyłonienie, w drodze negocjacji, Inżyniera Projektu pełniącego funkcję doradcy technologicznego, którego główną rolą było bieżące doradztwo w zakresie wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w ramach Projektu.
 
Projekt współfinansowany był przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 z priorytetu II „Społeczeństwo informacyjne”, Działanie 2.2. „Rozwój elektronicznych usług publicznych”. Wartość całego projektu – zgodnie z Umową - wyniosła 643 757,64 PLN, z czego 85% współfinansowanych zostało z EFRR (547 193,99 PLN), a 15% z budżetów gminnych (96 563,66 PLN).