Elektroniczny System Obiegu Dokumentów

W projekcie wdrożone zostało rozwiązanie firmy specjalizującej sie w wytwarzaniu wysokiej jakości dedykowanych rozwiązań informatycznych dla podmiotów publicznych. Zaoferowany przez Wykonawcę System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (ESOD) umożliwia sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów przetwarzanych w urzędzie, procedowanie spraw oraz prowadzenie rejestrów i archiwów. Pozwala również na automatyzację pracy urzędu i zarządzanie dostępem do informacji przy zagwarantowaniu bezpieczeństwa przechowywanych danych. ESOD gwarantuje spójny, płynny obieg dokumentów kancelaryjnych, wspomaga zarządzanie obiegiem spraw i związanej z nimi korespondencji (pism, dokumentów, notatek), umożliwia obsługę dokumentów nadsyłanych w postaci papierowej oraz elektronicznej. System oparty jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i wykorzystuje mechanizmy automatycznego przepływu pism („work flow”) wspomagające bezobsługową pracę systemu.

Wdrożenie rozwiązania miało na celu ułatwienie zarządzania dokumentami w urzędzie poprzez zintegrowane rozwiązanie obejmujące zarówno dokumentację w formie papierowej jak i w postaci elektronicznej oraz uporządkowanie zagadnienia zarządzania dokumentami i ich przepływem pomiędzy poszczególnymi miejscami w urzędach. Jednym z pobocznych celów i korzyści wdrożenia oprogramowania jest zarządzanie dokumentami papierowymi przechowywanymi w archiwum.
Dzięki modularnej budowie i szerokim możliwościom konfiguracji, system został precyzyjnie dostosowany do wymagań poszczególnych urzędów. Koszty wdrożenia zostały ograniczone za względu na wykorzystywanie platformy typu open source.
ESOD jest rozwiązaniem w pełni zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego i Instrukcjami Kancelaryjnymi dla organów gminy i organów powiatu, regulacjami m. in. w zakresie: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz numeracji i klasyfikacji spraw, Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i Ustawą o ochronie danych osobowych, a także z innymi aktami prawnymi, w tym rozporządzeniami do ww. ustaw, określającymi zasady informatyzacji działalności jednostek samorządu terytorialnego. 
System pozwala na wykorzystanie możliwości jakie daje praca z kodami kreskowymi oraz  usprawnienia istniejącą komunikację na linii Obywatel-Urząd-Obywatel, a także ułatwia pracę w samym sektorze usług publicznych. Wprowadza dodatkowo efektywne gospodarowanie czasem pracy, redukcję kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem urzędu oraz automatyzację wielu powtarzalnych czynności. Każdy wygenerowany za pomocą ESOD dokument elektroniczny, jest udostępniany pracownikom, bez konieczności opuszczania stanowiska.