Przebieg i etapy realizacji

Prace nad projektem rozpoczęły się od określenia celów i opracowania studium wykonalności, będącego integralna częścią składanego w 2008 r. wniosku o dofinansowanie.
 
Zgodnie z założeniami projektu w sierpniu 2010 roku w wyniku przeprowadzenia negocjacji na świadczenie usług Inżyniera Kontraktu dla projektu został wyłoniony Wykonawca firma Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o.
Kluczowym momentem w realizacji projektu była decyzja Województwa Śląskiego o dofinansowaniu projektu. Rzeczowa realizacja rozpoczęła się podpisaniem we wrześniu 2010 roku umowy o dofinansowanie pomiędzy Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego – Instytucją Zarządzającą, a Stowarzyszeniem Rozwoju i Współpracy Regionalnej OLZA – Liderem Projektu.
 
Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu w pierwszej kolejności opracowany i ogłoszony został przetarg, którego zadaniem było wyłonienie Wykonawcy, będącego jednocześnie dostawcą sprzętu komputerowego oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów. Za najkorzystniejszą ofertę w postępowaniu przetargowym uznana została oferta Konsorcjum TBD Polska S.A. oraz R-data Sp. z o.o.
Zgodnie ze studium wykonalności i wnioskiem o dofinansowanie wyłoniony Wykonawca dostarczył sprzęt i wdrożył oprogramowanie według ustalonego harmonogramu.  
W pierwszej kolejności dostarczono, skonfigurowano oraz uruchomiono sprzęt u wszystkich partnerów projektu. Podział w poszczególnych gminach kształtował się następująco:
 
·         Wisła – 1 zestaw czytników kodów, 3 zestawy do podpisu elektronicznego, 1 skaner wysokowydajny, 1 serwer, 3 zestawy komputerowe oraz 1 drukarka
·         Istebna - 1 zestaw czytników kodów, 7 zestawów do podpisu elektronicznego, 1 skaner oraz 4 zestawy komputerowe
·         Goleszów - 1 zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego oraz 1 skanery, 1 serwer
·         Strumień - 1 zestaw czytników kodów, serwer, 2 zestawy komputerowe oraz drukarka
·         Brenna - zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, 2 skanery, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, klimatyzator
·         Chybie - zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, skaner, serwer, zestaw komputerowy, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne
·         Dębowiec - zestaw czytników kodów, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne
 
Następnie zainstalowany i skonfigurowany został system obiegu dokumentów. W projekcie zakupiono 188 licencji oprogramowania. Wdrożenie obejmowało opracowanie i zamodelowanie procedur, przeprowadzenie warsztatów oraz szkoleń użytkowników, liderów i administratorów. Podczas szkoleń przeszkolonych zostało 188 osób, a szkolenia przebiegły pomyślnie i bez zakłóceń.
Efektem końcowym prac było przeprowadzenie procedur odbiorowych w ramach, których zweryfikowany został dostarczony w projekcie sprzęt. Dokonano również wdrożonego systemu obiegu dokumentów oraz podpisane zostały protokoły końcowe.
Niebagatelne znaczenie dla powodzenia projektu miała ścisła współpraca i zaangażowanie pomiędzy Wykonawcą, Liderem i Inżynierem Projektu. Ze względu krótki termin realizacji projektu strony pozostawały w stałym kontakcie, a współpraca była efektywna. Projekt z dniem 29 kwietnia 2011 roku został zakończony sukcesem.